Kết quả công việc của bộ phận văn phòng hầu hết liên quan đến hồ sơ văn thư và thông tin. Nắm bắt mối quan hệ, dòng chảy giữa chúng là việc quan trọng. Do đó, trước tiên phải làm sáng tỏ những hạng mục quản lý, mỗi nhân viên hoặc nhóm nhân viên phụ trách nghiệp vụ gì, đang quản lý hạng mục nào? Thí dụ, hạng mục quản lý đối với người đánh máy là số ngày làm văn bản, số lần sai sót…
 Hoạt động nhóm QC trong bộ phận văn phòng nên triển khai với các đề tài dưới đây:


1.   Gây ấn tượng “tiếp chuyện tử tế có văn hóa” qua điện thoại.
2.   Tránh nhận điện thoại nhầm qua tay nhiều người.
3.   Truyền đạt thông tin chính xác qua điện thoại.
4.   Không để sai sót trong tính toán (lương, chi tiêu, các chế độ khác…)
5.   Rút ngắn thời gian làm văn thư.
6.   Sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ văn thư.
7.   Tránh sai lầm trong việc ghi chép lại hoặc tóm tắt.
8.   Sắp xếp chỉnh lý trên bàn làm việc.
9.   Cải tiến việc quản lý dụng cụ văn phòng (bao gồm cả tồn kho).
10.  Nghiên cứu cách pha trà, tiếp trà nước.
Cách pha trà ( đồ uống nói chung) là một việc quan trọng. Qua đó, khách sẽ đánh giá thái độ tiếp khách (cử chỉ, lời nói), sự quan tâm (đồ uống ngon, phù hợp), văn hóa xí nghiệp của công ty. Thái độ của người tiếp trà sẽ góp phần vào kết quả của cuộc trao đổi, đàm phán.


CHƯƠNG 6 PHẦN 4. CÁC LOẠI QUY ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẤT LƯỢNG TRONG CÔNG TY. CHƯƠNG 6 PHẦN 4. CÁC LOẠI QUY ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẤT LƯỢNG TRONG CÔNG TY.

           Để việc quản lý chất lượng được thành công tốt đẹp, công ty (xí nghiệp) cần có các chủng loại quy cách....

BỎ QUÊN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG VÌ KHỦNG HOẢNG - HÃY COI CHỪNG BỎ QUÊN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG VÌ KHỦNG HOẢNG - HÃY COI CHỪNG

          Mọi doanh nghiệp đều thuộc lòng nhận định “khủng hoảng kinh tế không có chỗ cho sự lãng phí”. Khắp nơi,...

BỐN YẾU TỐ THU PHỤC VÀ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI BỐN YẾU TỐ THU PHỤC VÀ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI

Một nghiên cứu mới cho thấy có bốn yếu tố chính có thể giữ chân nhân tài tại các thị trường mới nổi. Đó là...

CHIẾN LƯỢC NGHIÊN CỨU MÔI TRƯỜNG TRONG KINH DOANH CHIẾN LƯỢC NGHIÊN CỨU MÔI TRƯỜNG TRONG KINH DOANH

          Khi nhà doanh nghiệp đặt chủ trương vì môi trường vào trong mục đích kinh doanh, họ đã giành được lợi thế...